Algemene voorwaarden.

ALGEMENE VOORWAARDEN — LOOFF B.V.

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Afnemer: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en producten of diensten afneemt van Looff B.V.
• Producten: alle door Looff aangeboden goederen, waaronder geschenken, merchandise, kleding, textiel, foodproducten, elektrische producten, digitale producten en (digitale) cadeaukaarten.
• Diensten: alle door Looff geleverde diensten, waaronder fulfilment, orderverwerking, maatwerkprojecten, personalisatie, toegang tot de shop en logistieke afhandeling.
• Derde leverancier: externe producenten en distributeurs die namens Looff producten leveren.
• Cadeaukaarten: fysieke of digitale waardekaarten, vouchers en waardecodes.
• Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Looff en de afnemer, inclusief bestellingen via de webshop en maatwerkoffertes.
• Overmacht: omstandigheden buiten de invloed van Looff waardoor nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk is.
• DOA (Dead On Arrival): product dat bij ontvangst direct defect blijkt. 

2. Identiteit van Looff

Looff B.V. 
Dr. Hub van Doorneweg 165
5026 RC Tilburg – Nederland
KvK-nummer: 89444701
Telefoon: +31 (0)88 022 0350
E-mail: [email protected]

3. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle B2B-offertes, bestellingen, leveringen en overeenkomsten tussen Looff en de afnemer.
2. Door een bestelling te plaatsen via de webshop of via een offerte verklaart de afnemer zich akkoord met deze voorwaarden.
3. Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door Looff zijn bevestigd.
4. Indien bepalingen in een maatwerkofferte afwijken van deze voorwaarden, prevaleren de bepalingen uit de offerte.

4. Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst

1. Alle aanbiedingen en prijzen van Looff zijn uitsluitend gericht op zakelijke afnemers en zijn vrijblijvend, tenzij anders vermeld.
2. Productafbeeldingen, specificaties en omschrijvingen zijn indicatief. Kennelijke fouten of vergissingen binden Looff niet.
3. De overeenkomst komt tot stand zodra Looff de bestelling schriftelijk of elektronisch heeft bevestigd.
4. Looff behoudt zich het recht voor bestellingen te weigeren of aanvullende voorwaarden te stellen indien daar redenen voor zijn, zoals afwijkende volumes, onjuiste gegevens of verhoogd frauderisico.

5. Annulering en retouren 

1. Looff levert uitsluitend aan zakelijke afnemers. Het wettelijke herroepingsrecht is niet van toepassing.
2. Annulering van een bestelling is alleen mogelijk nadat Looff dit schriftelijk heeft bevestigd.
3. De volgende bestellingen kunnen niet worden geannuleerd of geretourneerd:
   • maatwerk- en gepersonaliseerde producten;
   • merchandise met bedrukking, gravering, borduring of speciaal ingekocht materiaal;
   • bederfelijke producten, waaronder maar niet beperkt tot fruit, bloemen, chocolade, gebak en andere foodproducten;
   • digitale) cadeaukaarten en geactiveerde waardecodes;
   • producten die om redenen van hygiëne niet herverpakt kunnen worden;
   • elektrische producten waarvan de verzegeling is verbroken;
   • producten die door hun aard onherroepelijk zijn vermengd met andere goederen.
4. Indien Looff retourzendingen toestaat, zijn de kosten en het risico daarvan volledig voor rekening van de afnemer.

6. Levering

1. Levering vindt plaats op het door de afnemer opgegeven adres.
2. Leveringsdata zijn streefdata en gelden nooit als fatale termijnen.
3. Looff is niet aansprakelijk voor vertraging, verlies of schade veroorzaakt door transporteurs of andere derden.
4. Het risico van verlies of beschadiging gaat over op de afnemer zodra het product is overgedragen aan de vervoerder of is afgeleverd op het opgegeven adres.
5. Deelleveringen zijn toegestaan en kunnen afzonderlijk gefactureerd worden.
6. Producten met verhoogd breukrisico (zoals glazen flessen, drankgeschenken of chocoladeletters) vallen niet onder de algemene DOAvoorwaarden. Een beperkte mate van breuk (tot 10% van de geleverde aantallen) wordt als acceptabel beschouwd.
7. Tijdens piekperiodes (15 oktober – 31 december) kunnen afwijkingen in levertijden en een hoger breukpercentage optreden. Deze omstandigheden vallen onder algemeen bedrijfsrisico en geven geen recht op compensatie.

7. Adreslijsten, bestanden en gegevensaanlevering 

1. De afnemer is volledig verantwoordelijk voor de juiste, tijdige en volledige aanlevering van adressen, e-mailadressen, namenlijsten en personalisatiegegevens.
2. Fouten in deze gegevens – inclusief onjuiste adressen, duplicaten, ontbrekende informatie of spelfouten – vallen volledig onder de verantwoordelijkheid en het risico van de afnemer.
3. Kosten voor retourzendingen, herverzending of correcties worden doorbelast.
4. Garantie vervalt indien bestanden door de afnemer zelf zijn gewijzigd na goedkeuring.

8. Cadeaukaarten

8.1 Vooruitbetaling

1. Cadeaukaarten dienen altijd volledig en vooraf te worden betaald tenzij anders is overeengekomen.
2. Looff activeert of verzendt cadeaukaarten pas nadat de betaling volledig en onherroepelijk is ontvangen.

8.2 Risico-overgang

Na activatie of verzending ligt het risico voor verlies, misbruik, onderschepping, duplicatie of verzilvering volledig bij de afnemer.

8.3 Fraudepreventie

Looff mag bestellingen blokkeren, opschorten of annuleren bij:

• ongebruikelijk bestelgedrag;
• grote of herhaalde aantallen binnen korte tijd;
• afwijkende of risicovolle IP-adressen, domeinen of betaalmethoden;
• vermoeden van misbruik, phishing of fraude.

8.4 Geen restitutie

Geactiveerde cadeaukaarten en verzonden waardecodes worden nooit geannuleerd, gecrediteerd of terugbetaald.

9. Merchandise, bedrukking en personalisatie

1. Bij merchandise, textiel en bedrukte producten zijn afwijkingen in kleur, maatvoering, drukpositie en materiaal tot 5% toelaatbaar.
2. Bij textiel zijn maatverschillen tot 2 cm toegestaan.
3. Digitale drukproeven en mock-ups dienen ter illustratie en kunnen afwijken van het eindproduct.
4. Looff mag tot 10% meer of minder dan het bestelde aantal leveren; de factuur volgt het daadwerkelijk geleverde aantal.
5. De afnemer garandeert dat alle aangeleverde logo’s, teksten, designs en bestanden vrij zijn van rechten van derden.
6. Normale slijtage of schade door wassen, gebruik of opslag valt niet onder garantie. 

10. Elektrische producten en veiligheid

10.1 CE-markering en verantwoordelijkheid

1. Elektrische producten worden geleverd inclusief CE-markering of gelijkwaardige certificering zoals aangeleverd door de fabrikant.
2. De juistheid en rechtmatigheid van deze certificering ligt volledig bij de producent.
3. Looff is niet aansprakelijk voor fouten in de documentatie van derde leveranciers.

10.2 Gebruik en installatie

1. Elektrische producten dienen te worden gebruikt volgens de bijgeleverde handleiding en veiligheidsvoorschriften.
2. Schade door verkeerd gebruik, verkeerde adapters, beschadigde kabels of onjuist voltage valt volledig buiten de aansprakelijkheid van Looff.

10.3 Garantie

1. Looff verleent geen fabrieksgarantie; garantie wordt uitsluitend door de fabrikant verstrekt.
2. DOA (Dead On Arrival) dient binnen 48 uur na levering te worden gemeld met duidelijke foto’s.

10.4 Aansprakelijkheid

Looff is niet aansprakelijk voor gevolgschade van elektrische producten, waaronder brand-, rook-, water-, apparaat- of dataverlies.

10.5 Batterijen en powerbanks

1. Producten met batterijen of powerbanks mogen niet worden blootgesteld aan hitte, water, fysieke beschadiging of onjuiste adapters.
2. Schade door verkeerd laden valt buiten de aansprakelijkheid van Looff.

10.6 Recalls

Indien een fabrikant een veiligheidswaarschuwing of recall initieert, zal Looff de afnemer – indien mogelijk – informeren. Eventuele verplichtingen of kosten liggen volledig bij de fabrikant.

11. Food, versproducten en bederfelijke producten

1. Klachten over bederfelijke producten (zoals o.a. food, bloemen, fruit en chocolade) dienen binnen 24 uur na levering te worden gemeld, voorzien van foto’s.
2. Schade of bederf door onjuiste opslag, handling, warmte of smelten valt volledig onder verantwoordelijkheid van de afnemer.
3. Kleur en rijpheid kunnen variëren en vallen niet onder de garantie

12. Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
2. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
3. Bij niet-tijdige betaling is wettelijke handelsrente verschuldigd en worden buitengerechtelijke incassokosten doorbelast.
4. Looff mag leveringen opschorten zolang openstaande facturen niet volledig zijn voldaan.

13. Klachtenregeling

1. Klachten over producten of diensten dienen binnen 48 uur na levering schriftelijk te worden gemeld, behalve voor bederfelijke producten (24 uur).
2. Klachten moeten voorzien zijn van duidelijke foto’s en een omschrijving van het gebrek.
3. Looff reageert binnen 1 werkdag.
4. Te laat gemelde klachten worden niet in behandeling genomen.

14. Aansprakelijkheid

14.1 Looff is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade tot maximaal de factuurwaarde van de betreffende bestelling.
14.2 Looff is niet aansprakelijk voor:

• indirecte of gevolgschade;
• gederfde winst; 
• fouten in aangeleverde adres- of persoonsgegevens; 
• vertragingen of fouten door transporteurs of derde leveranciers 
• verlies, misbruik of duplicatie van cadeaukaarten; 
• schade veroorzaakt door elektrisch of bederfelijk product;
• schade door onjuist gebruik, opslag of installatie 

14.3 Aansprakelijkheid vervalt indien niet binnen de gestelde klachttermijn wordt gemeld. 

14.4 CO₂-informatie en duurzaamheidsclaims van leveranciers

Looff verstrekt via haar website, platformen en rapportages (waaronder de BI-tool) informatie over CO₂-uitstoot en andere duurzaamheidskenmerken van producten en bezorging. Deze informatie is geheel of gedeeltelijk gebaseerd op gegevens, verklaringen en duurzaamheidsclaims van derde leveranciers, producenten en logistieke partners.

Looff verwerkt en presenteert deze informatie naar beste inzicht, maar kan de juistheid, volledigheid of actualiteit daarvan niet garanderen. De verstrekte gegevens zijn indicatief van aard en gebaseerd op beschikbare data, rekenmodellen en aannames.

Aan deze informatie kunnen geen bindende rechten worden ontleend. Looff is niet aansprakelijk voor afwijkingen, onjuistheden of onvolledigheden in door leveranciers aangeleverde CO₂-gegevens of duurzaamheidsclaims, noch voor het gebruik daarvan door de afnemer in (duurzaamheids-, ESG-, CSRD- of andere) rapportages, audits of besluitvorming.

14.5 WKR-checker en fiscale informatie

Looff stelt via haar website en platformen hulpmiddelen ter beschikking, waaronder een WKR-checker, die zijn bedoeld als indicatieve ondersteuning bij de mogelijke fiscale kwalificatie van producten binnen de werkkostenregeling (WKR). De uitkomst van de WKR-checker is volledig afhankelijk van de door de gebruiker ingevoerde gegevens. De afnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van deze invoer.

De WKR-checker en overige door Looff verstrekte fiscale informatie vormen geen fiscaal, juridisch of financieel advies. Looff kan niet instaan voor de interpretatie, acceptatie of toepassing daarvan door de Belastingdienst of andere toezichthouders.

Looff is niet aansprakelijk voor gevolgen van onjuiste classificatie, naheffingen, boetes, correcties of andere fiscale consequenties, noch voor schade als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, beleidsregels of interpretaties van de WKR.

15. Persoonsgegevens

Looff verwerkt persoonsgegevens conform haar Privacyverklaring. 
De afnemer garandeert dat alle aangeleverde persoonsgegevens rechtmatig zijn verkregen en gedeeld.

16. Overmacht

Looff is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van overmacht, waaronder maar niet beperkt tot:

• storingen bij leveranciers;
• vertragingen bij vervoerders;
• IT-storingen of cyberincidenten;
• personeelstekort, ziekte of staking;
• extreme drukte (zoals feestdagen);
• overheidsmaatregelen;
• natuurrampen.

17. Eigendomsvoorbehoud

Alle geleverde producten blijven eigendom van Looff totdat volledige betaling is ontvangen.
De afnemer mag deze producten niet verpanden of doorleveren zolang betaling niet volledig is voldaan.

18. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten tussen Looff en de afnemer is Nederlands recht van toepassing. 
Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

GENERAL TERMS AND CONDITIONS — LOOFF B.V.

1. Definitions

In these general terms and conditions, the following definitions apply:

• Customer: the legal entity or natural person who acts in the exercise of a profession or business and purchases products or services from Looff B.V.
• Products: all goods offered by Looff, including gifts, merchandise, clothing, textiles, food products, electrical products, digital products and (digital) gift cards.
• Services: all services provided by Looff, including fulfilment, order processing, custom projects, personalisation, access to the shop and logistics handling.
• Third party supplier: external producers and distributors who supply products on behalf of Looff.
• Gift cards: physical or digital value cards, vouchers, and value codes.
• Agreement: any agreement between Looff and the customer, including orders via the webshop and customised quotations.
• Force majeure: circumstances beyond Looff's control, as a result of which performance is temporarily or permanently impossible.
• DOA (Dead On Arrival): product that turns out to be defective immediately upon receipt.

2. Identity of Looff

Looff B.V. 
Dr. Hub van Doorneweg 165
5026 RC Tilburg – The Netherlands 
Chamber of Commerce number: 89444701 
Phone: +31 (0)88 022 0350 
E-mail: [email protected]

3. Applicability

1. These general terms and conditions apply to all B2B quotations, orders, deliveries and agreements between Looff and the customer.
2. By placing an order via the webshop or via a quotation, the customer agrees to these terms and conditions.
3. Deviations are only valid if they have been confirmed in writing by Looff.
4. If provisions in a customised quotation deviate from these terms and conditions, the provisions of the quotation will prevail.

4. Offer and conclusion of the contract

1. All offers and prices of Looff are exclusively aimed at business customers and are without obligation, unless otherwise stated.
2. Product images, specifications and descriptions are indicative; obvious errors or mistakes do not bind Looff.
3. The agreement is concluded as soon as Looff has confirmed the order in writing or electronically.
4. Looff reserves the right to refuse orders or impose additional conditions if there are reasons for doing so, such as deviating volumes, incorrect data or increased risk of fraud.

5. Cancellations and returns 

1. Looff supplies exclusively to business customers. The statutory right of withdrawal does not apply.
2. Cancellation of an order is only possible after Looff has confirmed this in writing.
3. The following orders cannot be cancelled or returned:
   • customization and personalized products;
   • merchandise with printing, engraving, embroidery or specially purchased material;
   • perishable products, including but not limited to fruits, flowers, chocolate, pastries and other food items;
   • (digital) gift cards and activated value codes;
   • products that cannot be repackaged for hygiene reasons;
   • electrical products with a broken seal;
   • products that by their nature are irrevocably mixed with other goods
4. If Looff allows returns, the costs and the risk thereof are entirely at the expense of the customer.

6. Delivery

1. Delivery takes place at the address provided by the customer.
2. Delivery dates are target dates and never count as strict deadlines.
3. Looff is not liable for delay, loss or damage caused by carriers or other third parties.
4. The risk of loss or damage passes to the buyer once the product has been handed over to the carrier or delivered to the address provided.
5. Partial deliveries are allowed and can be invoiced separately.
6. Products with an increased risk of breakage (such as glass bottles, drink gifts or chocolate letters) are not covered by the general DOA conditions. A limited degree of breakage (up to 10% of the supplied numbers) is considered acceptable.
7. During peak periods (15 October – 31 December), deviations in delivery times and a higher breakage rate may occur. These circumstances fall under general business risk and do not entitle you to compensation.

7. Address lists, files and data delivery

1. The customer is fully responsible for the correct, timely and complete delivery of addresses, e-mail addresses, lists of names and personalization data.
2. Errors in this data – including incorrect addresses, duplicates, missing information or spelling errors – are entirely the responsibility and risk of the customer.
3. Costs for returns, reshipments or corrections will be charged.
4. Warranty expires if files have been modified by the customer himself after approval.

8. Gift cards

8.1 Prepayment

1. Gift cards must always be paid in full and in advance unless otherwise agreed.
2. Looff only activates or sends gift cards after the payment has been received in full and irrevocably.

8.2 Risk transfer

After activation or shipment, the risk of loss, misuse, interception, duplication or redemption lies entirely with the customer.

8.3 Fraud prevention

Looff may block, suspend or cancel orders in the event of:

• unusual ordering behaviour;
• large or repeated numbers within a short period of time;
• anomalous or risky IP addresses, domains, or payment methods;
• suspicion of abuse, phishing or fraud.

8.4 No Refunds

Activated gift cards and sent value codes will never be canceled, credited or refunded.

9. Merchandise, Printing & Personalization

1. For merchandise, textiles and printed products, deviations in color, dimensions, print position and material are permissible by up to 5%.
2. For textiles, size differences of up to 2 cm are allowed.
3. Digital proofs and mock-ups are for illustrative purposes and may differ from the final product.
4. Looff may deliver up to 10% more or less than the ordered quantity; The invoice follows the actual number delivered.
5. The customer guarantees that all supplied logos, texts, designs and files are free of rights of third parties.
6. Normal wear and tear or damage from washing, use, or storage is not covered by warranty. 

10. Electrical products and safety

10.1 CE marking and responsibility

1. Electrical products are supplied including CE marking or equivalent certification as provided by the manufacturer.
2. The correctness and legality of this certification lies entirely with the manufacturer.
3. Looff is not liable for errors in the documentation of third party suppliers.

10.2 Use and Installation

1. Electrical products should be used according to the supplied manual and safety instructions.
2. Damage due to misuse, incorrect adapters, damaged cables or incorrect voltage is completely outside the liability of Looff.

10.3 Warranty

1. Looff does not provide a manufacturer's warranty; Warranty is provided exclusively by the manufacturer.
2. DOA (Dead On Arrival) must be reported within 48 hours after delivery with clear photos.

10.4 Liability

Looff is not liable for consequential damage from electrical products, including fire incidents, smoke, water, device or data damage.

10.5 Batteries and Power Banks

1. Products with batteries or power banks should not be exposed to heat, water, physical damage, or improper adapters.
2. Damage caused by incorrect charging is not the liability of Looff.

10.6 Recalls

If a manufacturer initiates a safety warning or recall, Looff will inform the customer – if possible. Any obligations or costs lie entirely with the manufacturer.

11. Food, fresh produce and perishable products

1. Complaints about perishable products (such as food, flowers, fruit and chocolate) must be reported within 24 hours of delivery, including photos.
2. Damage or spoilage due to improper storage, handling, heat or melting is the sole responsibility of the customer.
3. Color and maturity may vary and are not covered by the warranty.

12. Prices and payment

1. All prices are exclusive of VAT, unless otherwise stated.
2. Payment must be made within 14 days of the invoice date, unless otherwise agreed.
3. In the event of late payment, statutory commercial interest is due and extrajudicial collection costs are charged.
4. Looff may suspend deliveries as long as outstanding invoices have not been paid in full..

13. Complaints procedure

1. Complaints about products or services must be reported in writing within 48 hours of delivery, except for perishable products (24 hours).
2. Complaints must be accompanied by clear photos and a description of the defect.
3. Looff responds within 1 working day.
4. Complaints reported too late will not be processed.

14. Liability

1. Looff is only liable for direct damage up to a maximum of the invoice value of the order in question.
2. Looff is not liable for:
   • indirect or consequential damages;
   • loss of profit;
   • errors in address or personal data provided;
   • delays or errors by carriers or other suppliers
   • loss, misuse, or duplication of gift cards;
   • damage caused by electrical or perishable product;
   • damage due to improper use, storage, or installation.
3. Liability lapses if the complaint is not reported within the set complaint period.

15. Personal data

Looff processes personal data in accordance with its Privacy Statement.
The customer guarantees that all personal data provided has been obtained and shared lawfully.

16. Force majeure

Looff is not liable for damage as a result of force majeure, including but not limited to: 

• supplier failures;
• delays at carriers;
• IT-failures;
• staff shortage, illness or strike;
• extreme crowds (such as holidays);
• government measures;
• natural disasters.

17. Retention of title

All delivered products remain the property of Looff until full payment is received.

The buyer may not pledge or resupply these products as long as payment has not been made in full.

18. Applicable law and disputes

All agreements between Looff and the customer are governed by Dutch law
Disputes are submitted exclusively to the competent court in the Netherlands