Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De WKR maakt het mogelijk om bepaalde vergoedingen en geschenken belastingvrij aan medewerkers te geven. Jaarlijks mag je een percentage van de fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, de zogenaamde vrije ruimte. Voor 2026 blijven de tarieven gelijk aan vorig jaar: over de eerste € 400.000 van de loonsom mag je 2% besteden, en over het bedrag daarboven 1,18%. Ga je daaroverheen, dan betaal je 80% eindheffing over het bedrag dat daarboven uitkomt. 

Klinkt nu al ingewikkeld? Komt goed, Looff neemt een groot deel van het denkwerk uit handen. Onze WKR-tool bepaalt automatisch bij elke order in welke kostensoort de attentie valt. Die kostensoort wordt direct op de factuur vermeld, zodat administratie en belastingaangifte foutloos verlopen. Tegelijkertijd zie je in onze realtime BI-tool continu hoeveel van je WKR-budget al is benut. Onverwachte verrassingen? Die komen niet voor bij Looff.

De kleine geschenkenregeling

De kleine geschenkenregeling is een uitzondering binnen de WKR. Cadeaus die hieraan voldoen, zijn onbelast en hoef je niet bij je WKR-bedrag mee te tellen. Om onder de kleine geschenkenregeling te vallen, gaat het om een incidenteel, persoonlijk gebaar. Denk hierbij aan een verjaardagscadeau, een huwelijksattentie of kraamcadeau. De waarde is maximaal €25 inclusief btw en exclusief verzendkosten. Op ons platform kun je makkelijk filteren: kies "incl. btw" en stel de prijslimiet in op €25. Zo zie je meteen welke geschenken onder de regeling vallen. Voor bloemen, een van de populairste WKR-geschenken, hebben we zelfs een aparte subcategorie: WKR-boeketten. Résumé: de €25 is wél inclusief kaartje en btw, maar exclusief de verzending.

Cadeaubonnen en WKR

Cadeaubonnen vallen nooit binnen de kleine geschenkenregeling en altijd binnen de vrije ruimte van de WKR, omdat ze worden gezien als loon in natura. Daarom moet de waarde van de bon in je WKR‑budget worden opgenomen. Looff labelt cadeaubonnen automatisch als WKR‑uitgave op de factuur, zodat je administratie altijd klopt.

Nog WKR-budget over? Gebruik het slim

Heb je aan het eind van het jaar nog vrije ruimte over? Perfect! Dat is hét moment om je collega's extra te verrassen. Denk aan een winterattentie of alvast cadeaubonnen voor volgend jaar. Het mooie is: het aankoopmoment bepaalt het WKR-boekjaar, dus alles wat je eind december koopt, telt gewoon nog mee voor dat jaar. Zo benut je je budget volledig.

Waarom kiezen organisaties voor Looff?

Omdat wij meer zijn dan een giftingplatform. Wij snappen precies hoe je medewerkers écht waardeert, zonder gedoe met WKR of administratie. Met onze realtime BI-tool houd je altijd overzicht over alle uitgaven, bestellingen worden automatisch gelabeld met de juiste WKR-kostensoorten en je vindt supermakkelijk cadeaus in onze WKR-categorieën. Alles met duidelijke prijzen inclusief btw (exclusief verzendkosten), advies op maat om fiscaal slim te schenken en duurzame, lokale producten die echt impact maken. Zo wordt WKR-administratie simpel en zorg je er tegelijk voor dat je collega's zich écht gezien en gewaardeerd voelen.